Vous venez de clôturer les comptes de votre société ? Dans ce cas, une assemblée générale d’approbation des comptes doit se tenir dans un délai maximal de 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice.
Cela signifie que si vous avez clôturé par exemple vos comptes le 31 décembre 2023, vous devez réunir une assemblée générale au plus tard le 30 juin 2024 aux fins d’approuver les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2023.
Les comptes annuels sont ensuite déposés auprès du greffe du Tribunal de commerce dont votre société dépend avec une confidentialité totale, partielle ou une publicité totale en fonction de la taille de votre entreprise.
Mais qu’est-ce que l’approbation des comptes et pourquoi est-elle si cruciale pour les startups et sociétés innovantes ?
Que signifie approuver des comptes ?
La procédure d’approbation des comptes est une étape essentielle à la suite de la clôture des comptes annuels de votre société.
En effet, la loi impose à toutes sociétés qu’elles soient unipersonnelles (SASU, EURL) ou pluripersonnelles (SAS, SARL, SCI) de tenir au moins une fois par an une assemblée générale des associés aux fins d’approuver les comptes annuels et d’affecter le résultat de l’exercice écoulé. Les entreprises individuelles ne sont pas concernées par cette obligation.
À la clôture de l’exercice social, les comptes annuels composés du bilan comptable, du compte de résultat et des annexes (le cas échéant) sont établis. Ils retracent l’activité de la société au cours de l’exercice social écoulé et la gestion faite par les dirigeants au cours de cette même période.
Ces états financiers sont présentés aux associés par les dirigeants afin de soumettre l’ensemble des opérations réalisées et retracées dans les comptes annuels à leur approbation. Les associés donnent également quitus aux dirigeants pour leur gestion au cours de l’exercice écoulé. Enfin, les associés votent la proposition d’affectation du résultat proposée par les dirigeants et peuvent décider une distribution de dividendes en cas de bénéfice distribuable.
L’approbation des comptes annuels est un temps fort dans l’échange entre les équipes dirigeantes et les associés. C’est pourquoi elle ne doit pas être négligée.
Ainsi si une startup ne dépasse pas les seuils légaux, il est tout de même recommandé en cas d’investisseurs au capital d’établir le rapport de gestion annuel afin de leur présenter les états financiers et les grandes tendances de l’activité de l’exercice écoulé ainsi que les perspectives à venir.
De plus, une non-conformité peut également engendrer des sanctions et une nullité de l’assemblée et donc de l’approbation des comptes.
Sanctions du non-dépôt des comptes annuels au greffe
En cas de non-dépôt des comptes annuels au greffe du Tribunal de commerce, les dirigeants de la société s’exposent à des sanctions potentielles..
- Sanction pénale : En cas de non-dépôt des comptes, la société peut s’exposer à une amende de 1 500 euros portée à 3 000 euros en cas de récidive. Le délai de prescription de l’infraction pénale est de 1 an à compter de la date à laquelle les comptes auraient dû être déposés.
- Sanction civile : En cas de retard ou de non-dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut requérir un dépôt sous astreinte à la demande de tout intéressé, du procureur de la République ou de son propre chef. Dans ce cas, le Président du tribunal demande au dirigeant de la société de procéder au dépôt des comptes dans le mois qui suit sa demande avec une pénalité pour chaque jour de retard. En l’absence de réaction la société peut être obligée de payer l’astreinte et le Président peut mener une enquête sur la situation de la société économique de la société pouvant mener à une procédure d’alerte ou plus grave à une procédure de liquidation judiciaire.
- Responsabilité civile et pénale : Les dirigeants peuvent également être tenus responsables sur le plan civil et pénal en cas de préjudice causé aux tiers en raison du non-dépôt des comptes annuels. Cela peut inclure des réclamations de créanciers, des actions en responsabilité des associés, voire des poursuites pénales pour violation des obligations légales. Pour bon nombre de dirigeants, le dépôt des comptes annuels dans les délais légaux est également une obligation au titre du pacte d’associés. La violation de cette obligation pourrait donc entraîner la mise en jeu de certains mécanismes de sanction au titre du pacte (clause de bad leaver, obligation de faire, révocation, etc.).
- Interdictions et incapacités : En cas de récidive ou de manquements graves, les dirigeants peuvent se voir interdire d’exercer certaines fonctions de direction ou être déclarés inaptes. Une telle sanction est en général prise à l’occasion d’une procédure de redressement ou liquidation. Le retard dans le dépôt ou le non-dépôt des comptes peut s’analyser comme une faute de gestion du dirigeant pouvant mener à une interdiction de gérer si la situation financière de la société s’avère compromise. Il est donc important de matérialiser tout retard de dépôt ou de tenue de l’assemblée générale par une requête déposée dans les délais légaux auprès du Président du Tribunal de commerce afin d’obtenir un délai supplémentaire.
En plus des sanctions financières et juridiques, le non-respect de ces obligations peut également nuire à la réputation de l’entreprise et compromettre sa crédibilité auprès des partenaires commerciaux, des investisseurs, des établissements de crédit et des autorités de régulation.
Cela peut également aggraver la situation financière de la société car si les comptes annuels ne sont pas établis rapidement le remboursement de crédit de TVA ou d’impôt de type CII et CIR seront également décalés dans le temps de plusieurs mois.
Pourquoi faire rédiger son approbation des comptes par un avocat spécialisé en droit des sociétés ?
Chaque entreprise est unique, et les startups et sociétés innovantes ont des besoins particuliers en matière de comptabilité et de conformité qui requièrent une certaine vigilance au moment de l’approbation des comptes annuels. Les premières années sont souvent critiques en termes de chiffre d’affaires et de niveau des fonds propres avec de lourds investissements en R&D et sur la masse salariale croissante qui aboutissent à constater des pertes parfois conséquentes.
L’affectation du résultat votée par les associés est donc cruciale pour que la société ne soit pas catégorisée comme « en difficulté » et qu’elle ne puisse plus bénéficier de certains dispositifs financiers ou fiscaux.
Un avocat spécialisé peut fournir une assistance précieuse pour garantir la conformité de l’entreprise avec ses obligations légales, éviter les sanctions potentielles associées au non-dépôt des comptes annuels et conseiller les dirigeants efficacement pour permettre à la société de poursuivre son activité dans les meilleures conditions possibles. En veillant à ce que l’approbation des comptes soit réalisée correctement, vous pourrez vous concentrer sur son développement et sa croissance.
Vous avez besoin d’assistance pour l’approbation de vos comptes annuels ? Contactez-nous !
